（1）市民のため、そして職員のためにも、自らを律する仕組みを
になると考える。
そういった観点も含め、対外的文書のあり方を、市と市教育委員会はどう捉えているか。
市役所外に向けて発信する文書については、相手方に伝えるべき情報を分かりやすく正確に記すことが重要であると認識している。
市における具体的な文書の作成の仕方については、小平市公文書作成要領において、文章の構成や文体、漢字やかなの使い方など詳細に定めており、これにしたがって簡潔かつ明瞭に記載するよう努めている。
今後も、相手方に伝えるべき情報を分かりやすく正確に伝えられるよう、的確な文書の作成に努めていく。
教育委員会においても、具体的な公文書の作成については小平市公文書作成要領の定めに従い、簡潔かつ明瞭に記載することとしている。しかし対外的文書については、読み手が内容を十分に理解できるよう、平易な表現を用いることも必要となる。
今後も、相手方に伝えるべき情報を分かりやすく正確に伝えられるよう、的確な文書の作成に努めていく。
今回は時間がなく文書作成要領のところを深掘りできなかったが、また機会をあらためて確認する。構成や文体の作成要領に問題があるのではと感じる。
よく使われる「誤解を招く表現だった」は、「私は間違えていません」という意味にもなる
文体に関わるかもしれないが、相談者の方からなるほどという御指摘をいただいた。
行政の謝罪文で、よく「誤解を招く表現だった」と書かれている。これだと「私は間違えていません」という意味にもなる。
正直に「誤解を招く表現だった」と言わないで、「表現を間違えていました」と認めることから改善が始まる。当会派の伊藤議員も常々言っているように、言葉の使い方はとても重要。言葉の使い方で組織の在り方が変わってくる。
調査報告書には当事者の意見も付けるよう検討を
またこういう事例があったときには、報告書が出た段階で当事者にその内容も確認してもらい、報告書に意見を付してもらうことも、とてもよい方法だと思う。
当事者がその報告書に対してどう思っているのか、何が不足しているか等を補足してもらうことは、本当によい方法だと思うので、そのあたりも検討していただきたい。
以上